臺北市110年度輔導公寓大廈成立管理組織計畫主持人郭紀子。(郭紀子提供)
臺北市110年度輔導公寓大廈成立管理組織計畫主持人郭紀子。(郭紀子提供)

根據中央流行疫情指揮中心實施辦法第3條規定,疫情監測資訊之研判、防疫應變政策之制訂及其推動係由中央流行疫情指揮中心主責。有關公寓大廈防疫措施之推動,一切配合指揮中心的專業意見辦理。目前指揮中心尚無禁止集會之控管指示事項。

有關區分所有權人會議召開之形式,應踐行第25條(會議之召開及召集人之產生方式)、第27條(會議出席人數與表決權計算方式與代理規定)、第30條(召開會議之通知方法)、第31條(會議決議成立之計算方式)、第32條(未獲決議時重新開議之要件)、第34條(會議紀錄作成方式及送達公告)等相關規定,始生效力。基於公寓大廈管理自治之精神,並考量後續提供閱覽或影印之需求,如區分所有權人經踐行本條例有關規定,並做成包括會議規範第11條第1項所列主要項目之會議紀錄,其召開之形式,法尚無限制。

許多社區擔憂,疫情流行,區分所有權人可能不願參加區分所有權人會議,致無法成會,影響社區正常運作。建議改採變通做法如下,以利公寓大廈維護管理與防疫工作之執行:

一、委託代理出席,4人即可開會:

本條例第27條規定,區分所有權人因故無法出席區分所有權人會議時,得以書面委託配偶、有行為能力之直系血親、其他區分所有權人或承租人代理出席;受託人於受託之區分所有權占全部區分所有權5分之1以上者,或以單一區分所有權計算之人數超過區分所有權人數5分之1者,其超過部分不予計算。

又依本條例第 31 條規定,區分所有權人會議之決議,除規約另有規定外,應有區分所有權人3分之2以上及其區分所有權比例合計3分之2以上出席,以出席人數4分之3以上及其區分所有權比例占出席人數區分所有權4分之3以上之同意行之。

因此,假設大部分區分所有權人為了社區能夠正常運作,願意委託他人代理出席,依據上述規定,1人可以代理5分之1,而成會門檻是3分之2,用3分之2除以5分之1,得3又3分之1(2/3÷1/5=3.33),最困難的狀況也不過4人出席,即可開會。

二、重新召集,3人即可開會:

本條例第32條規定:「區分所有權人會議依前條規定未獲致決議、出席區分所有權人之人數或其區分所有權比例合計未達前條定額者,召集人得就同一議案重新召集會議;其開議除規約另有規定出席人數外,應有區分所有權人三人並五分之一以上及其區分所有權比例合計五分之一以上出席,以出席人數過半數及其區分所有權比例占出席人數區分所有權合計過半數之同意作成決議。前項決議之會議紀錄依第三十四條第一項規定送達各區分所有權人後,各區分所有權人得於七日內以書面表示反對意見。書面反對意見未超過全體區分所有權人及其區分所有權比例合計半數時,該決議視為成立。第一項會議主席應於會議決議成立後十日內以書面送達全體區分所有權人並公告之。」

以100戶的社區而言,1/5僅為20戶,且同樣可以受託代理,重新召集時,成會門檻極低。因此,假設大部分區分所有權人不願意出席區分所有權人會議,而有3位願意出席時,輔之以委託代理,要達成3人並5分之1以上出席,相當容易達成。

三、若以變通作法開會,要注意以下關鍵:

1、會前實質溝通並達成共識是關鍵。可以利用line群組、視訊會議、社區公告、書面問卷、書面意見調查等多種靈活方式,整合意見,就會議議題達成共識。

2、會議徒具形式而已,僅為區分所有權人踐行本條例有關規定,使得決議事項成為有效決議。

四、如此,何懼疫情期間公寓大廈管理組織停擺?!越是有疫情,管理委員會正常運作越重要,社區防疫、社區事務越要順暢。請思變,變則通矣。

【郭紀子小檔案】

★現職:景文物業管理機構董事長、台灣物業管理學會副秘書長、台北市公寓大廈管理維護商業同業公會理事、新北市保全商業同業公會理事、台灣衛浴文化協會顧問,中國廣播公司「郭董的物業管理論」專欄廣播節目專家主講人、德明財經科技大學兼任教師。

★專長:物業管理、旅館管理、金融與證券、不動產投資、營建管理。

★學歷:國立台灣大學土木工程學系博士、國立政治大學地政學系碩士。

★經歷:銀行經理,證券公司創辦人暨總經理,海外華文媒體總編輯,非洲華文作家協會副會長,景文科技大學物業管理系、健行科技大學物業管理與設計系等兼任老師。

(房產網)

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